Anbieter oder Betreiber? Ihre Rolle in der KI-Verordnung

Bevor Sie die erste Seite einer KI-Verordnungsakte schreiben, beantworten Sie eine Frage: Sind wir für dieses System Anbieter oder Betreiber? Alles Weitere hängt daran — technische Dokumentation und Konformitätsbewertung oder ein schlankeres Set operativer Kontrollen, Registrierung in der EU-Datenbank oder nicht, und was ein Fehler kostet. Die meisten KMU sind Betreiber mehrerer Systeme und Anbieter von ein bis zwei, ohne es bemerkt zu haben.

Zwei Definitionen, zwei Angelpunkte

Artikel 3 Nummer 3 definiert den Anbieter als Stelle, die „ein KI-System oder ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck entwickelt oder entwickeln lässt und es unter ihrem eigenen Namen oder ihrer eigenen Handelsmarke in Verkehr bringt oder das KI-System in Betrieb nimmt, sei es entgeltlich oder unentgeltlich“. Artikel 3 Nummer 4 definiert den Betreiber als Stelle, „die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, das KI-System wird im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit verwendet“. Zwei Angelpunkte entscheiden alles. Beim Anbieter: unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke. Sie können jede Codezeile auslagern und bleiben Anbieter; Unentgeltlichkeit ändert nichts. Beim Betreiber: in eigener Verantwortung — berufliche Nutzung, auf Ihre Entscheidung, mit Ihren Leuten. Ist Ihnen die Verordnung selbst neu, beginnen Sie mit unserem verständlichen Überblick zur KI-Verordnung.

Fünf KMU-Fälle, fünf Antworten

• Eine Personalagentur nutzt eine fertige SaaS zum Ranking von Lebensläufen — Betreiber. Das Werkzeug läuft in Verantwortung der Agentur, wird aber unter der Marke des Herstellers vertrieben. Es fällt unter Anhang III Nummer 4 Buchstabe a (Analyse und Filterung von Bewerbungen) und ist damit ein Hochrisiko-System nach Anhang III; die Agentur trägt die Pflichten aus Artikel 26, nicht die aus Artikel 16.
• Der Hersteller, der diese SaaS gebaut hat und verkauft — Anbieter. Er hat das System entwickelt und bringt es unter eigener Handelsmarke auf den Unionsmarkt und schuldet damit das gesamte Kapitel III.
• Eine Bank trainiert das Scoring-Modell eines Herstellers auf ihrem eigenen Kreditbestand nach — Anbieter. Kreditscoring fällt unter Anhang III Nummer 5 Buchstabe b. Ein Nachtraining auf eigenen Daten ist eine Änderung, die die ursprüngliche Konformitätsbewertung nicht vorgesehen hat — genau der Fall des Artikels 25 Absatz 1 Buchstabe b. Die Bank gehört zudem zum engen Kreis, der eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen muss.
• Eine Klinik nutzt ein CE-gekennzeichnetes Triage-Werkzeug genau nach Anweisung — Betreiber. Der Produkthersteller ist nach Artikel 25 Absatz 3 Anbieter, weil das System zusammen mit einem Produkt unter seinem Namen in Verkehr gebracht wird. Die Klinik bleibt Betreiber, solange sie innerhalb der erklärten Zweckbestimmung bleibt.
• Ein Unternehmen kapselt eine Foundation-Model-API in einen kundenseitigen Assistenten — Anbieter dieses Assistenten. Es hat nichts trainiert, baut und vertreibt aber ein KI-System unter eigenem Namen. Für das zugrunde liegende Modell gelten gesonderte Pflichten für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck beim Modellanbieter, und Artikel 50 Absatz 1 verlangt weiterhin den Hinweis, dass mit einer Maschine gesprochen wird.

Was der Anbieter schuldet

Das Anbieterpaket ist das schwere. Die Artikel 9 bis 15 enthalten die materiellen Anforderungen an Hochrisiko-Systeme: Risikomanagementsystem über den Lebenszyklus (Art. 9), Daten-Governance für Trainings-, Validierungs- und Testdaten (Art. 10), technische Dokumentation vor dem Inverkehrbringen (Art. 11, Inhalt in Anhang IV), automatische Protokollierung (Art. 12), Betriebsanleitung, die dem Betreiber Konformität ermöglicht (Art. 13), Auslegung für menschliche Aufsicht (Art. 14) sowie Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit (Art. 15). Artikel 16 ergänzt die Verfahrenskette: Qualitätsmanagementsystem (Art. 17), Aufbewahrung von Unterlagen und Protokollen (Art. 18 und 19), Konformitätsbewertung (Art. 43), EU-Konformitätserklärung (Art. 47), CE-Kennzeichnung (Art. 48), Registrierung in der EU-Datenbank (Art. 49) und Korrekturmaßnahmen (Art. 20). Nach dem Inverkehrbringen verlangt Artikel 72 ein dokumentiertes System und einen Plan zur Beobachtung nach dem Inverkehrbringen, und Artikel 73 setzt Meldefristen für schwerwiegende Vorfälle: 15 Tage im Regelfall, 10 Tage bei Todesfall, 2 Tage bei weitverbreiteten Verstößen oder schwerwiegender Störung kritischer Infrastruktur. Unsere Seite zur Compliance-Software für die KI-Verordnung ordnet diese Artefakte einem Arbeitsprozess zu.

Was der Betreiber schuldet

• Anleitungsgemäß verwenden. Artikel 26 Absatz 1: technische und organisatorische Maßnahmen, die eine Verwendung gemäß Betriebsanleitung sicherstellen.
• Menschliche Aufsicht namentlich zuweisen. Artikel 26 Absatz 2: natürliche Personen mit der erforderlichen Kompetenz, Schulung und Befugnis — und der Rückendeckung, tatsächlich einzugreifen.
• Eingabedaten beherrschen. Artikel 26 Absatz 4: Soweit Sie die Eingabedaten kontrollieren, müssen diese „der Zweckbestimmung des Hochrisiko-KI-Systems entsprechend relevant und hinreichend repräsentativ“ sein.
• Überwachen, aussetzen, eskalieren. Artikel 26 Absatz 5: den Betrieb überwachen und, wenn die Verwendung ein Risiko birgt, Anbieter und Marktüberwachungsbehörde informieren und die Verwendung unverzüglich aussetzen.
• Protokolle aufbewahren. Artikel 26 Absatz 6: automatisch erzeugte Protokolle, soweit sie Ihrer Kontrolle unterliegen, für einen der Zweckbestimmung angemessenen Zeitraum aufbewahren, mindestens jedoch sechs Monate.
• Die Belegschaft informieren. Artikel 26 Absatz 7: vor Inbetriebnahme eines Hochrisiko-Systems am Arbeitsplatz die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Beschäftigten informieren.
• Betroffene Personen informieren. Artikel 26 Absatz 11: natürliche Personen darüber informieren, dass ein Hochrisiko-System bei Entscheidungen über sie eingesetzt wird. Absatz 9 verpflichtet zudem, die Angaben des Anbieters in Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO einfließen zu lassen.

Zwei Pflichten kommen obenauf. Artikel 27 verlangt vor der ersten Verwendung eine Grundrechte-Folgenabschätzung, aber nur von Betreibern, die Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder private Einrichtungen mit öffentlichen Dienstleistungen sind, sowie von jedem Betreiber von Systemen nach Anhang III Nummer 5 Buchstabe b (Kreditwürdigkeit) oder Buchstabe c (Risikobewertung und Preisbildung in der Lebens- und Krankenversicherung). Sie beschreibt Verwendungsprozess, Zeitraum und Häufigkeit, betroffene Personengruppen, spezifische Schadensrisiken, Maßnahmen der menschlichen Aufsicht und Beschwerdemechanismen und wird der Marktüberwachungsbehörde auf dem Muster des KI-Büros angezeigt. Artikel 50 verteilt die Transparenz auf beide Rollen: Anbieter weisen auf die KI-Interaktion hin (Abs. 1) und kennzeichnen synthetische Inhalte maschinenlesbar (Abs. 2); Betreiber legen Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung offen (Abs. 3) und kennzeichnen Deepfakes sowie KI-erzeugte Texte, die der Information der Öffentlichkeit dienen (Abs. 4), spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion oder Exposition (Abs. 5). Die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 gilt für beide Rollen. So weit, so sauber — nur verschiebt sich die Grenze. Artikel 25 bestimmt, dass ein Händler, Einführer, Betreiber oder sonstiger Dritter in drei Fällen „als Anbieter eines Hochrisiko-KI-Systems“ gilt, und keiner davon setzt voraus, dass Sie eine Zeile Code geschrieben haben.

Der Rollenwechsel: wenn der Betreiber zum Anbieter wird

1. Sie bringen Ihren Namen oder Ihre Marke an — Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a. Ein bereits in Verkehr gebrachtes Hochrisiko-System unter eigener Marke zu vertreiben macht Sie ohne jede technische Änderung zu dessen Anbieter. Das trifft Wiederverkäufer, aber auch Konzerne, die ein Herstellerwerkzeug als internes Produkt mit eigenem Namen, eigenem Support und eigenen Nutzungsbedingungen umetikettieren und in den Tochtergesellschaften ausrollen. Auslöser ist das Branding, nicht die Technik.
2. Sie nehmen eine wesentliche Änderung vor — Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b. Artikel 3 Nummer 23 definiert sie als Änderung nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme, „die in der ursprünglichen Konformitätsbewertung nicht vorgesehen oder geplant war“. Feinabstimmung auf eigenen Daten, Verschieben von Entscheidungsschwellen oder Scoring-Regeln, Anbau einer nie bewerteten Komponente, Umbau der zuliefernden Datenpipeline: alles Kandidaten. Kontinuierliches Lernen innerhalb der vom Anbieter vorab erklärten und bewerteten Grenzen dagegen nicht. Der Test ist dokumentarisch: Liegt die Änderung innerhalb oder außerhalb dessen, was die Konformitätsbewertung abgedeckt hat?
3. Sie ändern die Zweckbestimmung — Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c. Artikel 3 Nummer 12 knüpft die Zweckbestimmung an die Angaben des Anbieters. Nehmen Sie ein System, das nicht hochriskant ist, und richten Sie es auf eine Verwendung nach Anhang III aus, wird es hochriskant — und Sie werden sein Anbieter. Wiederkehrende Fälle: ein allgemeines Textanalysewerkzeug, das Bewerbungen sortiert; ein generisches Modell, das plötzlich Kreditwürdigkeit bewertet; ein Personal-Dashboard, das auf Beförderungs- und Kündigungsentscheidungen ausgeweitet wird.

Die Folgen werden nicht geteilt. Nach Artikel 25 Absatz 2 gilt der ursprüngliche Anbieter nicht mehr als Anbieter dieses konkreten Systems, muss aber eng zusammenarbeiten, die erforderlichen Informationen bereitstellen und den vernünftigerweise zu erwartenden technischen Zugang sowie sonstige Unterstützung gewähren — es sei denn, er hat ausdrücklich ausgeschlossen, dass sein System in ein Hochrisiko-System umgewandelt wird; dann liegt die Last vollständig bei Ihnen. Artikel 25 Absatz 3 setzt den Produkthersteller auf den Anbieterplatz, wenn das Hochrisiko-System zusammen mit einem Produkt unter dessen Namen oder Marke in Verkehr gebracht wird. Artikel 25 Absatz 4 verlangt von Anbietern und Dritten, die Komponenten, Dienste, Werkzeuge oder Daten liefern, eine schriftliche Vereinbarung über die für die Konformität erforderlichen Informationen, Fähigkeiten, technischen Zugänge und Unterstützungsleistungen; freie und quelloffene Komponenten sind ausgenommen. Wer die Rolle wechselt, erbt die gesamte Kette des Artikels 16 — samt der Haftung nach Artikel 99: bis zu 15 Mio. EUR oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes für Verstöße gegen Anbieter- oder Betreiberpflichten, für KMU jeweils gedeckelt auf den niedrigeren Betrag. Die Stufen stehen in unserem Leitfaden zu Sanktionen und Bußgeldern der KI-Verordnung.

Einführer, Händler und Anbieter außerhalb der EU

Drei kürzere Rollen vervollständigen die Kette. Der Einführer (Art. 3 Nr. 6) ist eine in der Union niedergelassene Stelle, die ein System in Verkehr bringt, das den Namen oder die Marke einer Stelle aus einem Drittland trägt; Artikel 23 verlangt die Prüfung, ob die Konformitätsbewertung durchgeführt wurde und ob Dokumentation, CE-Kennzeichnung, Betriebsanleitung und Bevollmächtigter vorliegen. Der Händler (Art. 3 Nr. 7) ist jeder weitere Akteur der Lieferkette, der ein System auf dem Unionsmarkt bereitstellt; Artikel 24 verlangt die Kontrolle von CE-Kennzeichnung und Unterlagen, den Verzicht auf Bereitstellung bei bekannter oder erkennbarer Nichtkonformität und ein Tätigwerden im Konformitätsfall. Ein außerhalb der Union niedergelassener Anbieter muss nach Artikel 22 Absatz 1 „vor der Bereitstellung ihrer Hochrisiko-KI-Systeme auf dem Unionsmarkt“ schriftlich einen in der Union niedergelassenen Bevollmächtigten benennen; dieser prüft Erklärung und Dokumentation, bewahrt sie zehn Jahre auf und arbeitet mit den Behörden zusammen. Alle drei kippen bei jedem Auslöser des Artikels 25 Absatz 1 in die Anbieterrolle. Unsere Lösungsübersicht zeigt, wie Rollen systemweise nachgehalten werden.

Was diese Woche zu tun ist

1. Jedes System inventarisieren. Auch die KI-Funktionen, die längst in bezahlter SaaS stecken: Vorauswahl im Bewerbermanagement, Scoring in der Kreditplattform, Assistenten im CRM. Unerkannter Anbieterstatus versteckt sich in Schatten-KI.
2. Genau eine Rolle je System und je Einsatz zuweisen. Rollen hängen an Systemen, nicht an Unternehmen. Dasselbe KMU ist routinemäßig Betreiber von fünf Systemen und Anbieter eines einzigen. Wer weiterverkauft oder umetikettiert, klärt das schriftlich, bevor ein Kunde fragt.
3. Die Begründung festhalten. Eine Seite je System: wer es entwickelt hat, unter wessen Namen es vertrieben wird, ob und wie Sie es geändert haben, erklärte Zweckbestimmung gegen tatsächliche Nutzung, gegebenenfalls die berührte Nummer des Anhangs III und die daraus abgeleitete Rolle. Diese Seite verlangt eine Marktüberwachungsbehörde zuerst; unsere Compliance-Checkliste zur KI-Verordnung für KMU liefert die Felder.
4. Bei jeder wesentlichen Änderung neu prüfen und die Fristen im Kalender führen. Vertragsverlängerung, Modellwechsel, Feinabstimmung, neuer Anwendungsfall, neuer Markt. Verbotene Praktiken und die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 gelten seit dem 2. Februar 2025, die Pflichten für Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck seit dem 2. August 2025; eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten nun ab dem 2. Dezember 2027 und produktintegrierte Systeme nach Anhang I ab dem 2. August 2028 — siehe die neuen Fristen nach dem Digital Omnibus.

Wer einen ersten Durchgang in Minuten statt Wochen will: Der kostenlose Risiko-Check führt ein System durch Rolle und Risikostufe und hinterlässt einen ablagefähigen Nachweis. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung; für ein konkretes System holen Sie qualifizierten Rat ein.